Administratorem Państwa danych osobowych jest INSTANTA Sp. z o.o. z siedzibą w Żorach, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000067391, NIP 6511563428, REGON 276733272, BDO 000011027, o kapitale zakładowym w wysokości 400.000,00 zł („Administrator”).

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw przysługujących na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: rodo@instanta.coffee.

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane, w zależności od charakteru relacji z Administratorem:

1. w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz zawarcia i wykonania umowy, jeżeli są Państwo jej stroną – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. w celu prowadzenia bieżącej współpracy, kontaktu i korespondencji, w tym w związku z zawarciem lub wykonywaniem umów z podmiotem, który Państwo reprezentują lub dla którego Państwo działają – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu sprawnej komunikacji, prowadzeniu działalności gospodarczej oraz prawidłowej realizacji relacji biznesowych;
3. w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych przepisów mających zastosowanie do działalności Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, a także zabezpieczenia informacji na potrzeby ewentualnych postępowań – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie jego praw i interesów.

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi niezbędne do prowadzenia działalności, w szczególności dostawcy usług informatycznych i telekomunikacyjnych, kancelarie prawne, podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie, bankowe, pocztowe i kurierskie, a także inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, w szczególności przez czas trwania współpracy lub obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, nie dłużej jednak niż do upływu właściwych terminów ich przedawnienia.

W przypadkach i na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• żądania usunięcia danych;
• żądania ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w określonych przypadkach może być niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia lub wykonania umowy, prowadzenia bieżącej współpracy lub kontaktu z Administratorem. Niepodanie danych może odpowiednio uniemożliwić lub utrudnić realizację tych celów.

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

The Controller of your personal data is INSTANTA Sp. z o.o., entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register under KRS No. 0000067391, Tax Identification No. (NIP) 6511563428, REGON 276733272, BDO 000011027, with a share capital of PLN 400,000.00 (the “Controller”).

For any matters concerning the processing of personal data or the exercise of your rights under applicable data protection laws, you may contact the Controller at: rodo@instanta.coffee.

Depending on the nature of your relationship with the Controller, your personal data may be processed:

1. to take steps at your request prior to entering into a contract and to enter into and perform a contract, where you are a party to such contract – pursuant to Article 6(1)(b) of Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”);
2. to conduct business relations, communicate and correspond with you, including in connection with entering into or performing contracts with the entity which you represent or on whose behalf you act – pursuant to Article 6(1)(f) GDPR, on the basis of the Controller’s legitimate interests in ensuring effective communication, conducting its business activities and properly managing its business relationships;
3. to comply with legal obligations applicable to the Controller, including accounting, tax and other statutory obligations – pursuant to Article 6(1)(c) GDPR;
4. to establish, exercise or defend legal claims and to protect the Controller’s rights and legitimate interests – pursuant to Article 6(1)(f) GDPR.

Where your personal data have not been obtained directly from you, they may have been provided to the Controller by the entity which you represent, which employs or engages you, by another person involved in the relevant business relationship, or obtained from publicly available sources. Such data may include, in particular, your identification details, professional contact details, position, function and information relating to the relevant business relationship.

Your personal data may be disclosed to entities providing services necessary for the Controller’s business operations, including providers of IT and telecommunications services, legal, accounting and auditing services, banks, postal and courier service providers, as well as to public authorities and other entities authorised to receive such data under applicable law.

Where personal data are transferred outside the European Economic Area, such transfer will be carried out in accordance with Chapter V GDPR and subject to appropriate safeguards required by applicable data protection laws.

Your personal data will be retained for as long as necessary to fulfil the purposes for which they were collected, in particular for the duration of the relevant business relationship or contract, and thereafter for the period required by applicable law and for as long as necessary to establish, exercise or defend potential legal claims, but no longer than the applicable limitation periods.

Subject to the conditions set out in the GDPR, you have the right to:

• access your personal data and obtain a copy thereof;
• rectify inaccurate personal data and complete incomplete personal data;
• request the erasure of your personal data;
• request restriction of processing;
• receive and transmit your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format, where the right to data portability applies;
• object, on grounds relating to your particular situation, to the processing of your personal data based on Article 6(1)(f) GDPR.

You also have the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) if you consider that the processing of your personal data infringes the GDPR.

Providing personal data is voluntary; however, in certain circumstances it may be necessary to take steps prior to entering into a contract, enter into or perform a contract, maintain a business relationship or communicate with the Controller. Failure to provide the required data may therefore make it impossible or more difficult to achieve these purposes.

Your personal data will not be used to make decisions concerning you based solely on automated processing, including profiling, which produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you.